Come promuovere un evento? E, soprattutto, con quali tempistiche? Chi si è fatto queste domande almeno una volta alzi la mano. Bene, praticamente tutti. Potete abbassare la mano ora. Nulla di strano, è normale. Può sembrare un dettaglio ma muoversi nei tempi giusti è fondamentale per non pregiudicare anche la riuscita di un evento perfetto. Facciamo un piccolo passo indietro: perché state organizzando l’evento? Sicuramente non tanto per farlo. Può essere un modo per avvicinare persone ad un’organizzazione, sia essa culturale o politica, per trovare potenziali clienti o può trattarsi di una manifestazione sportiva o culturale, o qualsiasi altra cosa. Quello che è certo è che in nessuno di questi casi la partecipazione può essere improvvisata. E neppure la promozione lo può essere. Chi non comunica (bene) non esiste.
Vediamo insieme alcune semplici regole da seguire che potranno rendervi al vita più facile. Cercherò di essere molto sintetica, attingendo sia alla teoria sia a pregresse esperienze personali, perché l’argomento per esteso sarebbe oggetto di interi libri. Decidete innanzitutto quali canali volete utilizzare, innanzitutto se utilizzare media tradizionali o social media o entrambi. Cominciamo dalla prima categoria che era anche l’unica che esisteva all’epoca della mia prima formazione, che peraltro si è basata su due scuole con approcci completamenti opposti, da un lato un corso negli Stati Uniti e dall’altro una scuola a Roma che si proponeva l’obiettivo di promuovere “la via italiana alla comunicazione”.
Bene, avete il vostro bel comunicato e siete pronti ad inviarlo. Assicuratevi innanzitutto di aver selezionato i destinatari adeguati (fatevi la vostra lista ad hoc) e cercate di tenere presente queste scadenze a grandi linee: se volete uscire su un mensile preparatevi almeno due o tre mesi prima, un mese prima per i settimanali e almeno 24 ore prima per i quotidiani. In questo ultimo caso prestate molta attenzione all’orario: prediligete 7-9 del mattino ed evitate la sera e se possibile cercate di fare l’invio nei primi giorni della settimana.
Veniamo ora ai social media. Farò particolare riferimento a Facebook e più precisamente agli eventi Facebook. E’ necessario creare l’evento almeno 15 giorni prima. Sempre con la stessa tempistica va inviata la prima newsletter se si utilizza un sitema di email marketing. Nei giorni che separano dall’evento è importante, oltre a mandare invito all’eventi, animare l’evento Facebook con post attinenti all’evento stessoin modo da creare engagement, soprattutto nell’ultima settimana prima delle’evento. Sulla vostra pagina invece potete creare un countdown con un link all’evento nel testo. Qualche giorno prima dell’evento è il momento di mandare una seconda newsletter (o semplice email) più sintetica come promemoria dell’evento stesso. Infine, se lo utilizzate, mandate un ultimo messaggio il giorno prima o la mattina stessa dell’evento.
Spero che questi piccoli consigli possano aiutarvi ad orientarvi. Se volete potete scrivermi a info@dianaseverati.com e raccontarmi come è andata la vostra esperienza.